1. Hipcall Desktop Uygulamasına Giriş
Hipcall Desktop uygulamasını kullanabilmek için öncelikle uygulamayı masaüstüne kurup, giriş yapmanız gerekir.
https://desktop.hipcall.com.tr/settings bağlantısındaki yükle ikonundan yükleyebilirsiniz.
Giriş ekranında:
- Kullanıcı adı: Hipcall hesabınıza tanımlı e-posta adresiniz
- Şifre: Hipcall hesabınızın şifresi ile giriş yapılır.
Giriş yaptıktan sonra uygulama üzerinden dahilinize gelen çağrıları bilgisayarınızdan cevaplayabilir, arama yapabilir ve çağrılarınızı yönetebilirsiniz.
Not: Çağrı yapabilmek ve gelen çağrıları karşılayabilmek için dahili hesabınızın SIP bağlantısının kayıtlı olması gerekir.
2. Ana Sayfa
Uygulamaya giriş yaptıktan sonra Ana Sayfa üzerinden günlük aktivitelerinizi özet olarak takip edebilirsiniz.
Ana sayfada aşağıdaki bilgilere ulaşabilirsiniz:
Bugün Bekleyen Görevler
Hipcall üzerinde size atanmış ve henüz tamamlanmamış görevleri gösterir.
Bugünün Cevapsızları
Gün içerisinde dahilinize gelen ancak cevaplanamayan çağrıları görüntüleyebilirsiniz.
Okunmamış Sohbetler
WhatsApp veya Web Chat üzerinden size ulaşan ve henüz okunmamış mesajları gösterir.
Çağrı Aktivitesi
Gün içerisindeki çağrı hareketlerinizi takip edebilirsiniz.
Örneğin:
- Gelen çağrı sayısı
- Giden çağrı sayısı
- Diğer çağrı aktiviteleri ana sayfa üzerinden özet olarak görüntülenebilir.
3. Tuş Takımı – Arama Yapma
Sol menüde bulunan Tuş Takımı bölümünden telefon numarası girerek doğrudan arama yapabilirsiniz.
Aramak istediğiniz numarayı tuşladıktan sonra arama butonuna basarak çağrıyı başlatabilirsiniz.
Arama sırasında çağrı ekranı üzerinden çeşitli işlemler gerçekleştirilebilir.
Çağrıyı Bekletme
Devam eden görüşmeyi geçici olarak beklemeye alabilirsiniz.
Bu özellik, müşteriyle görüşme sırasında başka bir işlem yapmanız gerektiğinde kullanılabilir.
Sessize Alma
Mikrofonunuzu sessize alabilirsiniz. Bu durumda karşı taraf sizin sesinizi duyamaz ancak siz görüşmeyi dinlemeye devam edebilirsiniz.
Çağrıyı Başka Bir Dahiliye Aktarma
Devam eden çağrıyı farklı bir dahiliye, ekibe, anonsa yani herhangi bir iç hatta aktarabilirsiniz.
Örneğin müşteri, farklı bir departmanla görüşmek istediğinde mevcut çağrıyı ilgili iç hatta yönlendirebilirsiniz.
Çağrı Sonucu Ekleme
Görüşme tamamlandıktan sonra çağrıya sonuç kodu ekleyebilirsiniz.
Sonuç kodları, görüşmenin nasıl sonuçlandığının kayıt altına alınmasını sağlar.
Örneğin:
- Bilgi verildi
- İşlem tamamlandı
- Geri dönüş yapılacak
- Satış
- Teknik destek
- İptal talebi
gibi tanımlı sonuç kodları kullanılabilir.
Etiket Ekleme
Görüşmenin konusuna göre çağrıya etiket ekleyebilirsiniz.
Etiketler, çağrıların belirli konu veya kategorilere göre sınıflandırılmasını ve daha sonra raporlama/takip işlemlerinin kolaylaştırılmasını sağlar.
Örneğin müşteriyle paket, ödeme veya teknik destek hakkında görüşüldüyse ilgili etiket çağrıya eklenebilir.
4. Gelen Çağrıları Bilgisayardan Cevaplama
Hipcall Desktop uygulamasının temel özelliklerinden biri, dahilinize gelen çağrıları bilgisayar üzerinden cevaplayabilmenizdir.
Dahilinize çağrı geldiğinde uygulama üzerinden çağrı bildirimi görüntülenir.
Çağrıyı kabul ederek görüşmeyi bilgisayarınızın:
- Mikrofonu
- Hoparlörü
- Kulaklığı üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Bu sayede ayrıca fiziksel IP telefon kullanmanıza gerek kalmadan müşteri görüşmelerinizi bilgisayar üzerinden sürdürebilirsiniz.
5. Geçmiş – Çağrı Kayıtları
Sol menüde bulunan Geçmiş bölümünden gerçekleştirdiğiniz çağrıları görüntüleyebilirsiniz.
Bu bölümde geçmiş çağrılarınızı takip ederek:
- Gelen çağrıları
- Giden çağrıları
- Cevapsız çağrıları inceleyebilirsiniz.
Çağrı geçmişi, daha önce gerçekleştirilen müşteri görüşmelerinin takibi açısından kullanılabilir.
6. Rehber
Rehber bölümünden sistemde kayıtlı kişi ve kuruluşlara ulaşabilirsiniz.
Bu bölümde:
- Kişiler
- Firmalar
- Ekipler görüntülenebilir. Rehber üzerinden müşteri bilgilerine daha hızlı ulaşarak ilgili kişiyle iletişime geçebilirsiniz.
7. Sohbetler
Hipcall Desktop uygulamasında yalnızca telefon görüşmeleri değil, mesajlaşma kanalları da takip edilebilir.
Sohbetler bölümünde Hipcall hesabınıza bağlı mesajlaşma kanallarından gelen görüşmeleri görüntüleyebilirsiniz.
Örneğin:
- Web Chat üzerinden gelen mesajlar sohbetler bölümüne düşer. Bu sayede farklı iletişim kanallarından gelen müşteri taleplerini tek bir ekran üzerinden takip edebilirsiniz.
8. Görevler
Sol menüde bulunan Görevler bölümünden Hipcall üzerinde sizinle ilişkilendirilmiş görevleri takip edebilirsiniz.
Görevler ekranında:
Bana Atanan
Doğrudan size atanmış görevleri görüntüleyebilirsiniz.
Bekleyen
Henüz tamamlanmamış ve işlem bekleyen görevleri takip edebilirsiniz.
Tamamlanan
Daha önce tamamladığınız görevleri görüntüleyebilirsiniz.
Bu alan özellikle müşteri geri dönüşleri, takip edilmesi gereken işlemler ve ekip içi görevlerin yönetilmesinde kullanılabilir.
9. Ayarlar
Sol menüde bulunan Ayarlar bölümünden uygulama ve dahili ayarlarınızı yönetebilirsiniz.
9.1. Bağlantı Durumu
Ayarlar ekranında bağlantı durumunuzu kontrol edebilirsiniz.
Burada:
- Portal: Bağlı
- SIP: Kayıtlı gibi bağlantı durumları görüntülenir.
SIP bağlantınızın Kayıtlı olması, masaüstü uygulamasının dahili telefon hizmetinizle bağlantısının aktif olduğunu gösterir.
10. Müsaitlik Durumu
Ayarlar bölümünden dahilinizin müsaitlik durumunu değiştirebilirsiniz.
Kullanılabilen durumlar:
- Uygun
- Meşgul
- Molada
- Uzakta
şeklindedir.
Uygun
Çağrı almaya müsait olduğunuzu belirtir.
Meşgul
Şu anda çağrı almak istemediğinizi veya meşgul olduğunuzu belirtir.
Molada
Kısa süreli olarak çağrı karşılamadığınız durumlarda kullanılabilir.
Uzaktan
Ofis dışında/uzaktan çalışma durumunuzu belirtmek için kullanılabilir.
Not: Kullanılabilir durumlar ve bu durumların çağrı yönlendirmesine etkisi, hesabınızdaki yapılandırmaya göre değişiklik gösterebilir.
11. Varsayılan Numara
Varsayılan Numara alanından, dışarıya yaptığınız aramalarda karşı tarafın ekranında görüntülenecek telefon numarasını değiştirebilirsiniz.
Örneğin hesabınızda birden fazla telefon numarası bulunuyorsa, arama yaparken hangi numaranın karşı tarafa gösterileceğini bu alandan belirleyebilirsiniz.
Örnek:
Müşteriyi Hipcall Desktop üzerinden aradığınızda, karşı tarafın telefonunda şirketinizin belirlediği sabit numaranın görünmesini istiyorsanız bu numarayı varsayılan numara olarak seçebilirsiniz.
12. Tema Ayarları
Hipcall Desktop uygulamasının görünümünü Tema ayarından değiştirebilirsiniz.
Uygulamada:
- Açık tema
- Koyu tema
seçenekleri kullanılabilir.
Kullanım tercihinize göre uygulamanın görünümünü değiştirebilirsiniz.
13. Hesap ve Abonelik Bilgileri
Ayarlar bölümündeki Hesap alanından hesabınıza ait bilgileri görüntüleyebilirsiniz.
Bu bölüm üzerinden:
- Abonelik bilgileri
- Hesap detayları
- Kullanılan hizmetler gibi hesapla ilgili bilgilere ulaşabilirsiniz.
14. Hata Ayıklama Günlükleri
Hipcall Desktop uygulamasında bağlantı veya çağrı sırasında teknik bir problem yaşandığında Hata Ayıklama Günlükleri özelliği kullanılabilir.
Bu özellik aktif edildiğinde sistem, sorunların incelenmesine yardımcı olacak teknik bilgileri kaydetmeye başlar.
Kaydedilen bilgiler arasında:
- SIP protokol detayları
- Dahili ayrıntıları
- Uygulama günlükleri
bulunabilir.
15. Destek İletişim Bilgileri
Ayarlar içerisinde bulunan Destek İletişim bölümünden Bulutfon müşteri hizmetlerine ait iletişim bilgilerine ulaşabilirsiniz.
Bu bölümde:
- Müşteri hizmetleri e-posta adresi
- Müşteri hizmetleri telefon numarası yer almaktadır.
Yaşadığınız teknik sorunla ilgili destek almak istediğinizde bu iletişim kanallarını kullanabilirsiniz.
Sonuç
Hipcall Desktop, Hipcall kullanıcılarının müşteri iletişimini bilgisayar üzerinden yönetmesini sağlayan kapsamlı bir masaüstü uygulamasıdır. Telefon, WhatsApp, Web Chat, görev ve çağrı geçmişi gibi farklı müşteri iletişim süreçlerini tek bir uygulama üzerinden takip ederek günlük operasyonların daha kolay yönetilmesine yardımcı olur.